- Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế, phân loại rồi sắp xếp tiếp đến là lưu hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, thì bạn có thể tìm hiểu những phương pháp sau hiện đang được Vinamoves chúng tôi hướng dẫn cho các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ lưu kho hồ sơ. Trong bước đầu tiên trước khi lưu kho hồ sơ thì phân loại được xe là bước làm đầu tiên. Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo 3 cách cơ bản như sau: Phân loại theo chủ đề; trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề; Phân loại theo cụm; trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3,... Phân loại theo nhóm; trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4. Kế đến là bước sắp xếp hồ sơ, ở bước này chúng ta nên áp dụng 3 phương pháp đơn giản sau: Sắp xếp theo thời gian; dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng. Sắp xếp theo mẫu tự của hồ sơ. Như vậy bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển. Cuối cùng là sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ. Bước cuối cùng là lưu trữ hồ sơ, lưu trữ hồ sơ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính. VINAMOVES - CHUYỂN NHÀ - CHUYỂN VĂN PHÒNG Địa chỉ: B6 Khu biệt thự Thanh Đa, Phường 27, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM Tel: 08-62589547 – 08-62589548 Fax: 08-35562975
